Kỹ năng tổ chức hoạt động nhóm

2355

Nghiên cứu và công tác trong lĩnh vực Team Building (Xây dựng đội ngũ) là một công việc thú vị đến đỗi đam mê với tôi. Trong trường Đại học tại Việt Nam chưa có khoa nào đào tạo chuyên ngành và chính thức, tất nhiên là tôi phải ra Đại học ” cuộc đời” để học rồi. Rất nhiều tài liệu hay của Việc và ngoại, xin chia sẻ dần cho các bạn. Nếu một mai gặp bạn nào có duyên về lĩnh vực này thì liên hệ với tôi để trao đổi xem có cơ hội hợp tác không nhé.

KỸ NĂNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG NHÓM

Thạc sĩ Nguyễn Thị Phương Hoa

Khoa Sư phạm Kỹ thuật

  1. Khái niệm về nhóm: nhóm được hình thành bởi các nhân tố sau:

1. Tương tác: các nhóm viên giao tiếp với nhau bằng lời nói hay ngôn ngữ cơ thể. Những ngôn ngữ này đôi khi có ý nghĩa lớn hơn lời nói cách ăn mặc, dáng đứng, nét mặt và cử chỉ phát ra những thông điệp. Có sự giao tiếp khi người đáp ứng những thông đạt gửi đi. Tương tác phải hai chiều, sự tham gia tích cực của cá nhân sẽ đem lại sự thỏa mãn và gắn bó với nhóm.

2. Chia sẻ mục tiêu: một tập hợp người không thể gọi là nhóm nếu họ không có cùng mục tiêu, nhiều khi là nhiều mục tiêu, có thể rất lơn nhưng có khi tầm thường như gặp nhau để thư giãn bằng chuyện trò trao đổi. trong lớp học mục tiêu chung là học hỏi, trong một tập thể người ta không chia sẻ những mục tiêu giống nhau thì có sự phân hóa thành nhiều nhóm.

Mục tiêu chính là động lực là kim chỉ nam cho họat động nhóm. Mục tiêu giúp giải quyết mâu thuẫn và xác định đánh giá lề lối nhóm. Mục tiêu phải khả thi, nhận diện được và góp phần thực hiện mục đích lâu dài của nhóm.

Mục tiêu gắn liền nhu cầu quyền lợi của thành viên, có tính thách đố và thiết thân với họ.

Sự tham gia xây dựng mục tiêu chung sẽ đem lại hứng thú cho thành viên, nhóm trưởng giỏi là người biết tạo sự hài hòa giữa các mục tiêu riêng  và chung.

3. Hệ thống các quy tắc: đây chính là luật lệ hướng dẫn hành vi mà nhóm đặt ra. Những quy tắc này có thể được thông báo chính thức, hoặc được nhóm viên mặc nhiên chấp nhận không cần hình thức. Sự tuân thủ quy tắc sẽ giúp nhóm họat động tốt. Các quy tắc này có thể được áp đặt từ bên ngòai( ví dụ nội qui trường) , hay phát triển từ nội bộ nhóm: áo đồng phục, mừng sinh nhật thành viên…Nhóm thường có sức ép mạnh mẽ với nhóm viên và xác lập các hình thức kiểm sóat xã hội khiến nhóm viên phải tuân thủ các luật lệ chung.

4. Vai trò: là khuôn mẫu các hành vi quen thuộc mà cá nhân phát triển để phục vụ nhóm. Các vai trò này từ từ thành nếp tùy đặc tính về nhân cách và nhu cầu nhóm viên và đồng thời xuất phát từ nhu cầu, đặc điểm của nhóm. Các vai trò luôn ở thế động tùy theo tình huống khác nhau. Một người có thể đóng nhiều vai trò.

Thường trong nhóm nổi bật  các vai trò sau:

  • Vai trò liên quan đến công tác phải hòan thành
  • Vai trò liên quan đến sự củng cố và duy trì nhóm
  • Vai trò Liên quan đến nhu cầu cá nhân của nhóm viên:

5. Hành vi trong nhóm: khi nhóm thực hiện nhiệm vụ có 3 lọai hành vi mà thành viên thường có:

Hành vi hướng về công tác:

Hành vi củng cố nhóm :

Hành vi cá nhân;

team-building-31

II. LỢI ÍCH TỪ QÚA TRÌNH LÀM VIỆC NHÓM

  1. Với cá nhân:

học được tính kiên trì trong việc theo đuổi mục đích

nâng cao được khả năng tư duy phê phán, tư duy logic

bổ sung kiến thức, nhờ học hỏi lẫn nhau

thể hiện khả năng sáng tạo trong  việc tạo ra các ý tưởng và lời giải mới

có sự hợp tác và chia sẻ với các thành viên trong nhóm

có thái độ tích cực dễ cảm thông, tạo sự hứng thú

hình thành những kỹ năng:

kỹ năng phát hiện vấn đề và nắm bắt thông tin

kỹ năng làm việc tập thể, kỹ năng thương lượng

  1. Với nội dung công việc

Có rất nhiều ý tưởng và lời giải giúp cho việc giảm thời gian cũng như có nhiều cách để lựa chọn trong giải quyết vấn đề.

III  CÁC YÊU CẦU KHI TỔ CHỨC HỌAT ĐỘNG NHÓM:

1. Các cơ sở để xác định yêu cầu

·Trách nhiệm:

Mỗi thành viên trong nhóm có trách nhiệm cùng mọi người trong nhóm đạt được mục đích đề ra. để làm điều đó một số yêu cầu cụ thể đề ra

Phải xác định được mục đích chung của nhóm

Xây dựng các bước cụ thể để đạt được mục đích

Mỗi thành viên xác định được quyền hạn, vai trò lợi ích của nhóm và cá nhân và mối liên hệ giữa các yếu tố này.

Mỗi thành viên phải có kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết

Mỗi thành viên tự hào và thỏa mãn với thành tích đạt được của nhóm

Các thành viên lắng nghe và khai thác các ý kiến đóng góp, đặc biệt các ý kiến khác lạ (mặt tích cực ý kiến này thường giúp nhóm dễ dàng vượt qua trở ngại),

Các thành viên ý thức xây dựng nhóm làm việc ngày càng hiệu quả

Vai trò và nhiệm vụ của mỗi thành viên được thay đổi phù hợp với các vấn đề phải giải quyết.

Sự đóng góp của cá nhân ( dù nhỏ) được các thành viên khác và nhóm công nhận

Các thành viên phải tôn trọng và giúp đỡ nhau tạo môi trường làm việc thân thiện và cởi mở.

·Môi trường

Phương tiện làm việc ( máy móc, thiết bị, phòng, điều kiện về nhiệt độ, ánh sáng, không khí …)

Không khí làm việc giữa các thành viên trong  nhóm: sự thân thiện, giúp đỡ, tôn trọng, và khuyến khích các thành viên họat động.

· Kỹ năng

Thuyết trình

Lắng nghe

Thương lượng, quản lý

·Trình tự làm việc

Xây dựng các bước thực hiện

Phân công trách nhiệm cụ thể

2. Yêu cầu với cá nhân:

Có sự chuẩn bị theo sự phân công của nhóm, ghi chú những vấn đề chưa rõ và trao đổi nhóm.

Có ý kiến ngắn gọn và tập trung vào vấn đề.

Phải có trách nhiệm giải thích giúp đỡ nếu thành viên trong nhóm chưa hiểu rõ vấn đề

Lắng nghe ý kiến của người khác là yêu cầu bắt buộc.

Không tự ý bỏ ra ngòai khi nhóm đang làm việc.

Không được coi thường , chỉ trích các ý kiến trái ngược, xa lạ.. khi người khác nói.

Nếu có ý kiến khác biệt thì cần tìm ra nguyên nhân trước khi đi đến kết luận.

3.Các yêu cầu đối với nhóm khi làm việc:

Tạo không khí thân thiện, cởi mở và tin cậy lẫn nhau

Có phương pháp giải quyết sự không nhất trí đối với một vấn đề.

Thống nhất các mục tiêu cần đạt.

Có sự thống nhất về các nguyên tắc sử dụng trong quá trình làm việc.

Xác định rõ ràng  vai trò của mỗi thành viên và mối quan hệ giữa các thành viên.

Có hình thức tổ chức thích hợp cho các vấn đề cần giải quyết.

team-building-26

IV. TRÌNH TỰ LÀM VIỆC NHÓM

1. Phân công và giải thích các quy định:

Nhóm trưởng

  1. Vai trò của trưởng nhóm:
    • Chọn trưởng nhóm:

Có nên: là người cao niên nhất, nói hay nhất, biết tất cả vấn đề thảo luận, có quyền lực cao nhất.

Phải có các tố chất:

Am hiểu các vấn đề trong những nét cơ bản và khái quát

Biết tâm lý nhóm và điều động nhóm có khoa học

Xác nhận được tiềm năng của nhóm, khơi dậy được tiềm năng đó

Dân chủ

·Các công việc của nhóm trưởng

Chuẩn bị:

Nội dung( xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ kiện, tư liệu, đặt vấn đề với một số cá nhân tích cực để họ là hạt nhân trong buổi họp)

Sắp xếp chỗ ngồi: Nguyên tắc tất cả nhìn thấy và nghe được nhau

Mở đầu buổi thảo luận nếu chưa quen thì giới thiệu tất cả các thành viên  ( nên tự giới thiệu)

Cùng nhóm viên xác định mục tiêu, chương trình nghị sự, thời gian dành cho từng phần và tòan bộ cuộc thảo luận, cách thức diễn đạt, hành vi cư xử của các thành viên trong nhóm Dành thời gian ngắn ( 5 -7 phút) nhóm trưởng đưa ra vấn đề ( đơn giản ) tạo sự chú ý của thành viên trong nhóm: vấn đề có thể dưới dạng một tình huống , tốt nhất nên thời sự và liên quan đến chủ đề phải thảo luận, tạo điều kiện để các thành viên cùng tham gia ý kiến.

Thái độ ân cần, quan tâm từng thành viên

Trong quá trình thảo luận

Điều động sự tham gia tích cực và đồng đều:

Thái độ lắng nghe, khách quan

Khuyến khích và bảo đảm an tòan cho người rụt rè

Khéo léo chặn bớt người nói nhiều, khuynh hướng lấn át người khác

Quan sát sự tham gia của các thành viên. ( lặng thinh do đồng tình hay dửng dưng hay lo ra, hay chống đối, cười hứng thú hay châm biếm, thụ động)

Tuyệt đối không ép sự tham gia

Biết khai thác nội dung

Đặt vấn đề có tính kích thích sự suy nghĩ, dưới dạng các câu hỏi.Bằng sự chuẩn bị của chính mình, hay của một thành viên trong nhóm đã chuẩn bị trước

Làm sáng tỏ các phát biểu bằng cách hỏi lại tóm ý để cả nhóm có sự thông hiểu giống nhau

Tóm lược lại từng phần chính

Phát hiện khác biệt, mâu thuẫn trong phát biểu cùng nhóm giải quyết

Nối kết các ý kiến trở thành hệ thống

Kết luận: là của tòan nhóm, mang tính hệ thống và xuất phát từ sự đóng góp của thành viên trong nhóm, tạo nên chất lượng mới.

Việc kết luậnphải được sự đồng tình của nhóm viên

Nếu có biểu quyết , phải chính xác, nhanh gọn

team-building-17

  1. Các thành viên trong nhóm

Chuẩn bị trước bằng đề cương, thu thập dữ kiện, thắc mắc

Đúng giờ

Lắng nghe, tôn trọng ý kiến người khác

Có kỷ luật, tự chủ trong phát biểu, phát biểu đúng chỗ, đúng lúc không nói dài, diễn tả rõ ràng xúc tích.

Tạo điều kiện cho mọi người tham gia

Không xì xào ngòai buổi họp

Phản ứng với ý kiên đưa ra không nhắm vào cá nhân.

Thư ký: Người viết mạch lạc, chữ viết dễ đọc, biết tóm tắt ý của người khác, đúng văn phong

  1. Xác định mục tiêu:

Được cả nhóm xác định thật rõ và cụ thể

Không ôm đồm, không lấn cấn với nhiều mục tiêu khác nhau

Được giải quyết sau khi kết thúc thảo luận

5. Làm việc tập thể:

Thỏai mái , thân tình, cởi mở

Có sự bình đẳng và chấp nhận lẫn nhau của cácc thành viên

V. Các phương pháp học nhóm: việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào thời gian, nội dung, thời điểm.

1.Phương pháp bản đồ trí não

  • Xác định nội dung chính của vấn đề
  • Xác định các bộ phận tạo nên vấn đề
  • Chỉ ra các ý chính của mỗi bộ phận
  • Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận

2. Phương pháp Algorit giải quyết vấn đề và ra quyết định: ( xác lập quy trình)

Quy trình

  • Giai đọan tìm hiểu vấn đề: Tìm hiểu khái niệm: khái niệm đã cho có những cách hiểu như thế nào? Trong vấn đề: cái gì cho trước? cái gì chưa biết? có các điều kiện gì?
  • Giai đọan đề ra mục đích cần đạt
  • Giai đọan xác định mục đích yêu cầu đối với  các dự kiện
  • Giai đọan xác định mấu chốt của các vấn đề cần giải quyết Tìm mâu thuẫn, định hướng cách giải quyết khi xác định được mâu thuẫn
  • Đề xuất cách thức giải quyết Dùng nguyên tắc, cách thức nào để giải quyết mâu thuẫn?
  • Lựa chọn lời giải

3. Phương pháp trao đổi phiếu:

Cách 1: Mỗi thành viên tự chuẩn bị 1 phần theo sự phân công của nhóm trưởng, trao đổi nhóm, lấy ý kiến đóng góp của các thành viên còn lại. báo cáo kết quả tổng hợp.Tùy thời gian cho phép có thể làm tại lớp hoặc về nhà

Cách 2: Mỗi nhóm trao đổi một nội dung khác biệt, sau thời gian nhất định các nhóm được thành lập lại với các thành viên  của từng nhóm trước. Các thành viên báo cáo kết quả đã thảo luận ở nhóm trước, tổng hợp . thường làm tại lớp.

Tổng kết: Đánh giá kết quả đạt được trên cơ sở Mục đích, hiệu quả làm việc và tính thực tiễn của lời giải.

team-building-11

Lưu ý: MỘT VÀI VẤN ĐỀ KỸ THUẬT TRONG THẢO LUẬN NHÓM

  1. Để thảo luận thành công:

Mục tiêu:

Được cả nhóm xác định rõ và cụ thể

Được giải quyết sau  buổi thảo luận

Bầu không khí:

Thỏai mái, thân tình, cởi mở

Có sự bình đẳng và chấp nhận lẫn nhau của các thành viên trong nhóm.

Tâm trạng thỏa mãn của thành viên

Vì đã thu nhận được cái mới ( nội dung, thêm bạn, tình đồng đội, thay đổi thái độ)

Vì có đóng góp thực hiện mục tiêu chung ( chuyên môn, xây dựng  nhóm)

Thời gian: đúng giờ, đúng chương trình ( không kéo qúa ½ – 2 giờ)

Phát hiện khác biệt, mâu thuẫn trong phát biểu cùng nhóm giải quyết

Nối kết các ý kiến trở thành hệ thống.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Ngạn Ngô và những người khác. Con đường sáng tạo. Nhà xuất bản trẻ. 2000
  2. Tri thức cho thanh niên thế kỷ 21. Người dịch Đòan Như Trác. NXB Văn hóa thông tin, Hà nội 2001.
  3. GenricS.Altshuller. Trở thành nhà sáng tạo tại sao không (tập 2). Biên dịch nhóm Eureka. NXB Trẻ, 2003.
  4. Phạm Côn Sơn. Tự học bước đường đến thành công. NXB Văn hóa dân tộc, 2003.
  5. Nguyễn Thị Oanh. Truyền thông và giao tiếp. Đại Học Mở Bán Công, 1993

0 BÌNH LUẬN

BÌNH LUẬN