Cân nhắc với quyết định thành lập nhóm

368

Trong vai trò một nhà quản lý, mỗi khi bạn phải đảm nhiệm một nhiệm vụ quan trọng nào đó, bạn cần trả lời câu hỏi: “Liệu thành lập nhóm có phải là giải pháp tốt nhất hay không?”.

Giáo sư Jeffrey Polzer của Trường
Đại học Kinh doanh Harvard đồng thời cũng là nhà nghiên cứu chuyên viết về đề tài hoạt động nhóm đã nhắc nhở các nhà quản lý nên xem xét ba khía cạnh sau khi có một nhiệm vụ mới: tính phức tạp của nhiệm vụ, tính phụ thuộc lẫn nhau của các cá nhân liên quan đến nhiệm vụ và các mục tiêu trong nhiệm vụ đó.

1. Tính phức tạp. Nhiệm vụ có tính phức tạp cao thường cần sự hợp tác của nhiều người. Các đặc điểm của nhiệm vụ thể hiện tính phức tạp cao bao gồm: nhu cầu xử lý lượng thông tin lớn, bấp bênh và không chắc chắn; hoặc nhiều nhiệm vụ nhỏ, trong đó mỗi nhiệm vụ nhỏ lại đòi hỏi các kỹ năng và kiến thức chuyên biệt, và quan trọng hơn cả là thiếu quy trình chuẩn hóa để thực hiện nhiệm vụ.i-23

2. Tính phụ thuộc lẫn nhau. Bạn nên xem xét mức độ phụ thuộc lẫn nhau giữa các phần riêng lẻ của nhiệm vụ. Sự phụ thuộc này càng lớn, thì vai trò của nhóm càng quan trọng. Polzer định nghĩa tính phụ thuộc lẫn nhau của nhiệm vụ là mức độ mà các đặc điểm của công việc cho thấy công việc chỉ có thể được hoàn tất nhờ sự liên kết các nỗ lực của nhiều cá nhân cùng làm việc với nhau. Sự phụ thuộc lẫn nhau cao đòi hỏi sự phối hợp và giao tiếp đặc biệt, đặc trưng cho cố gắng của nhóm. Hãy xem ví dụ sau:

Một nhóm kỹ sư và chuyên gia thiết kế công nghiệp có nhiệm vụ thiết kế nội thất của một mẫu xe tải nhỏ mới. Hai thành viên trong nhóm chuyên về chỗ ngồi ô tô sẽ phụ trách hạng mục này. Hai người khác có trình độ về môn khoa học lao động sẽ quan tâm đến trạng thái của lái xe. Ba thành viên khác có kinh nghiệm về vật liệu trải sàn và chắn bùn sẽ nhận phần việc liên quan đến vật liệu đệm sàn với thành bên có tác dụng cách âm, có thể giúp người ngồi an toàn hơn nếu xe bị va đập mạnh. Một kỹ sư điện chịu trách nhiệm lắp đặt hệ thống ánh sáng và hệ thống âm thanh… Thành viên cuối cùng là trưởng nhóm – một kỹ sư ô tô giàu kinh nghiệm về thiết kế và phát triển mẫu xe mới. Anh điều hành công việc của nhóm và giữ liên lạc với nhóm kỹ sư thiết kế khung gầm.

Trong ví dụ này, không ai có thể thực hiện công việc của mình mà không phối hợp và giao tiếp chặt chẽ với các thành viên khác trong nhóm. Ví dụ, kỹ sư điện không thể xác định những vị trí tối ưu để bố trí hệ thống chiếu sáng nếu không phối hợp với các chuyên gia về khoa học lao động và với trưởng nhóm. Trên hết, mức độ phụ thuộc lẫn nhau trong công việc này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân có liên quan. Các cá nhân này phụ thuộc lẫn nhau để cùng đạt được mục tiêu chung. Đây là đặc điểm chính của nỗ lực làm việc theo nhóm và điều bạn cần đặc biệt lưu ý là: xác định mức độ kết hợp giữa các thành phần riêng biệt của một công việc. Mức độ kết hợp cao thường đòi hỏi nỗ lực của nhóm.

3. Các mục tiêu. Theo Polzer, các mục tiêu của nhiệm vụ là khía cạnh quan trọng thứ ba cần phải phân tích trước khi chọn phương án sử dụng mô hình nhóm làm việc. Đối với nhóm dự án, nhiệm vụ này phải có một hoặc nhiều mục tiêu rõ ràng và giới hạn về mặt thời gian. Thử thách mà Tổng thống John F. Kennedy đặt ra cho NASA – trong vòng 10 năm, NASA phải đưa được người lên mặt trăng và mang anh ta về lại trái đất an toàn – rất phù hợp với mô tả này. Nếu có thể truyền đạt mục tiêu theo cách đó, nỗ lực nhóm có lẽ là phương án tốt nhất. Nếu người lãnh đạo hay nhà quản lý không thể cung cấp các mục tiêu rõ ràng và có giới hạn về thời gian, cách làm việc thông thường có thể phù hợp hơn với nhiệm vụ này.

i-8

Sau khi xem xét kỹ lưỡng nhiệm vụ từ ba góc độ trên, quyết định thành lập nhóm của bạn sẽ chính xác hơn nhiều.

Tóm tắt

+ Hầu hết công việc của tổ chức được giải quyết thông qua các tổ làm việc hay các loại nhóm khác nhau. Trong một tổ làm việc truyền thống, các thành viên được chỉ đạo bởi một nhà quản lý hoặc giám sát chung, và họ không nhất thiết phải hợp tác với nhau để hoàn tất nhiệm vụ của mình. Trái lại, nhóm là tập hợp gồm những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng tận tâm với một mục tiêu chung và cùng chịu trách nhiệm. Nhóm đòi hỏi mức độ hợp tác cao. Hai hình thức nhóm thường được các công ty áp dụng là nhóm làm việc tự quản và nhóm dự án. Nhóm làm việc tự quản là một nhóm nhân viên được trao quyền giải quyết một nhiệm vụ đặc biệt, diễn ra liên tục; còn nhóm dự án được tổ chức xoay quanh một công việc đột xuất trong một khoảng thời gian giới hạn. Khi công việc hoàn tất, nhóm này sẽ tự giải tán.

+ Không nhất thiết phải thành lập nhóm nếu nhiệm vụ có tính chất đơn giản và thường xuyên xảy ra, hoặc nhiệm vụ không đòi hỏi nhân viên phối hợp làm việc cũng như không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm hay kỹ năng đa dạng.

+ Nhóm thường là giải pháp tốt nhất khi:

vkhông một cá nhân nào hội đủ trình độ kiến thức, chuyên môn và quan điểm để thực hiện công việc

v khi các cá nhân phải làm việc cùng nhau và phụ thuộc lẫn nhau ở mức độ cao

v khi mục tiêu của nhóm là một thách thức đặc biệt.

+ Nhóm có nhiều lợi thế, tuy nhiên lại mất thời gian để tổ chức. Hơn nữa, nhóm phải được quản lý bằng sự quan tâm và kỹ năng đặc biệt.

+ Trước khi quyết định thành lập nhóm, hãy xem xét nhiệm vụ từ ba góc độ sau: tính phức tạp của nhiệm vụ, tính phụ thuộc lẫn nhau giữa các phần riêng lẻ của nhiệm vụ, các mục tiêu của nhiệm vụ.

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả – First News và NXB Tổng hợp TPHCM

0 BÌNH LUẬN

BÌNH LUẬN